Z Fundacją Inna Przestrzeń, która współorganizuje festiwal One Caucasus w Gruzji współpracuję od lat. Promowałem już dla nich Warszawskie Wielokulturowe Steet Party, projekt Mobilni w Kulturze, czy festiwal Transkaukazja. Ale to wszystko działo się w Polsce. Od 2 lat mam sporą przyjemność koordynować marketing festiwalu One Caucasus w Gruzji.
O wydarzeniu
Zanim przejdę do opisywania wyzwań marketingowych, które stały przede mną i moim zespołem, trzeba napisać kilka słów o samym wydarzeniu. Bo jest ono magiczne. Festiwal odbywa się na południu Gruzji przy granicy z Armenią i Azerbejdżanem. W bardzo wielokulturowym obszarze. W promieniu kilku kilometrów znajdują się wioski azerskie, ormiańskie, greckie i gruzińskie.
Prawdziwe przygotowania festiwalu zaczynają się na 3 tygodnie przed datą wydarzenia. Na początku sierpnia do Gruzji zjeżdżają się wolontariuszki i wolontariusze z całego świata, żeby zbudować miasteczko festiwalowe i prowadzić warsztaty w okolicznych wioskach.
Na te 20 dni stara radziecka szkoła w wiosce Tserakvi, w której odbywa się wydarzenie, zmienia się w naszą bazę, w której robimy wszystko. Śpimy, jemy, planujemy promocję, budujemy elementy architektury festiwalowej, intergujemy się.
Nasze zadania – marketing festiwalu
Oczywiście wyzwań przy organizacji takiego wydarzenia jest sporo. Od najprostszych, jak niezbyt stabilny internet, regularnie wyłączany prąd i mycie się w zimnej wodzie. Po znaczne bardziej skomplikowane, polegające na zarządzaniu 9-osobowym zespołem składającym się z osób zatrudnionych na stałe i wolontariuszek (w zasadzie głównie ich, bo mężczyzn było dwóch).
Od strony czysto marketingowej, wyzwania, które przed nami stały to:
- przygotowanie strony internetowej;
- ustawienie kampanii reklamowej;
- stała obsługa social media;
- prowadzenie OC TV;
- dokumentacja całego wydarzenia – w ramach marketingu musiałem również zarządzić całym procesem udokumentowania wydarzenia;
- dotarcie do prasy z informacją o festiwalu.
Zarządzanie kryzysowe
Przed sierpniem musielismy przygotować ileś podsatwowych rzeczy, np. uzgodnić z grafikiem identyfikację wizualną, stworzyć całą przestrzeń do pracy, skonfigurować chmurę do zbierania zdjeć, postawić stronę internetową, zbudować bazę mediów. To wszystko szło gładko.
Problem pojawił się drugiego dnia przygotowań festiwalu w Tserakvi. Na kilka dni przed naszym przyjazdem do Gruzji przez kraj przeszły duże ulewy. W jednej z miejscowości doprowadziły one do obsunięcia się ziemi, zawalanie domów i śmierci kilkudziesięciu osób.
To była wielka tragedia. Wprowadzono żałobę narodową i zaczęsto odwoływać festiwale, które właśnie miały sie odbyć. Skontaktowała się z nami przedstawicielka lokalnych władz z prośbą o odwolanie wydarzenia lub usunięciu całej części muzycznej.
Komunikat był prosty – nie możecie teraz promować zdjęć z uśmiechniętymi osobami, gdy kraj przechodzi żałobę. Było to zrozumiałe i nie mieliśmy zamiaru z tym dyskutować.
Wiedzieliśmy jedno. Politycy panikują, ale za tydzień o tragedii nikt nie będzie już pamiętał. Tak funkcjonuje świat szybkich informacji. Nie mogliśmy się zgodzić na odwołanie festiwalu, który ma się mieć miejsce za 3 tygodnie. Szczególnie, że w tym samym momencie w Batumi miały odbyć się koncerty międzynarodowych gwiazd i nikt nie planował ich odwoływać.
Rozwiązanie problemów przy zadaniu typu marketing festiwalu
Musieliśmy na szybko znaleźć rozwiązanie, które umożliwi nam przejście przez medialne zainteresowanie tragedią. Wszystkie działania reklamowe przesunęliśmy o tydzień. Nagraliśmy także film solidarnościowy z ofiarami osuwiska.
Okazał się on również bardzo przydatny, gdy pod naszymi treściami zaczęły się pojawiać pojedyncze komentarze, że powinniśmy odwołać festiwal. Oczywiście trzy tygodnie później, w trakcie festiwalu już nikt o tragedii nie pamiętał i nie spotkaliśmy się z ani jednym komunikatem, że wydarzenie nie powinno się odbyć.
W takich sytuacjach kluczowe jest zachowanie spokoju. Resztą rzeczy udało nam się przygotować idealnie. W festiwalu wzięły udział tysiące osób, zrobiliśmy świetne zdjęcia i nagrania. Z całą pewnością była to jedna z najciekawszych przygód przy promocji wydarzeń kulturalnych.
Bardzo dziękuję całemu mojemu zespołowi za włożoną pracę, a szczególnie Anicie, bez której w życiu nie podjąłbym się tego zadania samodzielnie.
I tak właśnie wygląda marketing festiwalu w Gruzji.
Marketing festiwlau – zobacz więcej
