Czym właściwie jest strategia organizacji pozarządowej? Z jakich elementów się składa, w czym może pomóc, jak wygląda proces jej tworzenia i ile kosztuje? Na te pytania odpowiadam w tym kompleksowym przewodniku dla NGO.
Strategia organizacji pozarządowej jako fundament skutecznych działań
Strategia komunikacji powinna stanowić podstawę wszelkich działań komunikacyjnych i rzeczniczych każdej organizacji pozarządowej. W praktyce, strategia jest fundamentem jakichkolwiek działań w każdym obszarze funkcjonowania NGO. Trudno wyobrazić sobie budowanie domu bez projektu – podobnie trudno o efektywne działania organizacji bez przemyślanego planu strategicznego.
Niestety, w funkcjonowaniu wielu organizacji pozarządowych często brakuje tego strategicznego podejścia. Organizacje publikują posty w mediach społecznościowych, wysyłają komunikaty prasowe czy zakładają nowe kanały komunikacji bez konkretnego założenia, do czego mają je te działania doprowadzić. Jest to częściowo konsekwencja systemu finansowania trzeciego sektora.
Dlaczego organizacjom pozarządowym brakuje strategii?
NGO otrzymują dotacje zawierające konkretne wskaźniki, na przykład „3 posty tygodniowo” lub „publikacja w trzech mediach informacji o projekcie”. W rezultacie pracownicy organizacji skupiają się na wyrabianiu tych wskaźników projektowych – publikują posty, nagrywają filmy, skrupulatnie dokumentują swoje działania i przesyłają raporty grantodawcy, zamiast realizować spójną strategię.
Błędne koło działań bez strategii organizacji pozarządowej
Co jakiś czas w organizacjach pojawia się refleksja, że należałoby uporządkować działania komunikacyjne, aby osiągnąć bardziej dalekosiężny cel, na przykład wypromować działalność odpłatną i tym samym zdywersyfikować dochody. Niestety, w takich sytuacjach pojawia się typowy błąd – zamiast opracować strategię dotarcia do celu, organizacja przechodzi od razu do działania.
Organizacje często naśladują inne podmioty, które osiągnęły pożądany przez nie status. Na przykład, widząc że inne organizacje otrzymujące dotacje od sektora prywatnego prowadzą profil na LinkedIn, dochodzą do wniosku: „My też powinniśmy założyć konto na LinkedIn”. I tak powstaje błędne koło działań bez przemyślanej strategii.
Proces tworzenia skutecznej strategii organizacji pozarządowej
Strategia komunikacji i działania służy uporządkowaniu działań organizacji. Przyjrzyjmy się, jak krok po kroku wygląda tworzenie profesjonalnej strategii dla NGO.
1. Określenie celu strategii organizacji pozarządowej
Podstawą każdej strategii organizacji pozarządowej jest jasne określenie celu. Na tym etapie wiele NGO popełnia dwa podstawowe błędy:
Mieszanie celu strategii z misją i wizją organizacji
Misja i wizja to zazwyczaj bardzo górnolotne, abstrakcyjne określenia odległego celu, na przykład „doprowadzenie do pełnego przestrzegania praw człowieka w Polsce”, „zapobiegnięcie katastrofie klimatycznej” czy „zbudowanie największego think tanku w Polsce”. To piękne idee, ale zbyt odległe i często nieosiągalne w przewidywalnym horyzoncie czasowym, by mogły stanowić podstawę strategii.
Celem strategii organizacji pozarządowej powinno być coś, co można określić jako „najbliższy duży osiągalny cel”. Na przykład doprowadzenie do uchwalenia konkretnej ustawy, zamknięcie nierentownych kopalń węgla czy bycie najczęściej cytowanym think tankiem w dziedzinie energetyki. Dla wielu mniejszych organizacji będą to prostsze cele, jak wprowadzenie działalności odpłatnej, która generuje 20% przychodu.
Cel musi posiadać stosunkowo bliski horyzont czasowy, być osiągalny przy aktualnie posiadanych zasobach, ale jednocześnie stanowić faktyczne wyzwanie dla organizacji.
Mieszanie celów strategicznych z działaniami
Drugi częsty błąd to mylenie celów z działaniami. Na przykład, liderzy organizacji mogą uważać, że ich celem jest zwiększenie zasięgu w mediach społecznościowych. To jednak jest działanie, a nie cel strategiczny. Faktycznym celem może być zwiększenie sprzedaży ich oferty odpłatnej, a zwiększenie zasięgów stanowi jedynie narzędzie do osiągnięcia tego celu.
2. Analiza zasobów i otoczenia
Po określeniu celu strategii należy dokładnie przeanalizować stan faktyczny – zasoby organizacji pozarządowej i warunki zewnętrzne, w których funkcjonuje. Zarówno te, które działają na jej korzyść, jak i te, które utrudniają realizację celu.
Do analizy stosuje się różne narzędzia:
- Analiza SWOT (najpopularniejsza) – badająca mocne i słabe strony oraz szanse i zagrożenia
- Analiza PESTEL – analizująca czynniki polityczne, ekonomiczne, społeczne, technologiczne, środowiskowe i prawne
- Analiza TOWS – odwrócona wersja SWOT, rozpoczynająca od analizy otoczenia
Najważniejsze jest wykonanie takiej analizy możliwie starannie. Z doświadczenia wynika, że warto, aby w procesie tym uczestniczył ktoś z zewnątrz organizacji. Pracując od kilku lat razem w jednym zespole, członkowie NGO mogą nie dostrzegać pewnych zasobów lub je przeceniać bądź niedoceniać.
Po analizie należy postawić diagnozę – zebrać wszystkie czynniki i streścić, na jaki obraz rzeczywistości się one składają. To podobnie jak proces diagnostyczny u lekarza, który na podstawie wyników badań przedstawia całościowy stan pacjenta.
3. Opracowanie drogi do celu
Po określeniu celu i kompleksowej analizie dochodzimy do kluczowej części procesu – właściwej strategii, czyli sposobu, w jaki cel zostanie osiągnięty. Wcześniejszych etapów nie można pominąć, ponieważ bez klarownego określenia celu i opisania stanu faktycznego nie da się opracować skutecznej drogi.
Bez solidnej podstawy organizacje pozarządowe wpadają w utarte schematy działania, które rzadko prowadzą do zamierzonych rezultatów. W tym trzecim etapie opisuje się, w jaki sposób w konkretnej, indywidualnej sytuacji organizacji z największym prawdopodobieństwem można osiągnąć wyznaczony cel.
Nie istnieje tu uniwersalny wzór. W strategii organizacji pozarządowej stawia się tezę, że przy określonych zasobach, warunkach zewnętrznych i innych czynnikach wskazanych w analizie, konkretna droga do celu będzie najbardziej efektywna. Określa się:
- jakie kanały komunikacji zostaną wykorzystane
- które posiadane zasoby będą zaangażowane
- jaki będzie harmonogram działań
- jak mierzone będą postępy
Powstaje logiczny ciąg przyczynowo-skutkowy, który przy założonych wnioskach z analizy i podjęciu określonych działań powinien doprowadzić organizację do wyznaczonego celu.
Wdrażanie strategii organizacji pozarządowej
Po przygotowaniu dokumentu strategicznego następuje kluczowy etap – implementacja. Strategie mają ogromną wartość, szczególnie w środowisku, gdzie większość podmiotów działa chaotycznie. Spójność działań daje organizacji pozarządowej znaczącą przewagę.
Wdrożenie strategii nie jest jednak procesem prostym. Organizacje funkcjonują zgodnie z wypracowanymi przez lata nawykami, a pracownicy opierają swoje działania na utrwalonych przekonaniach. Strategia musi zharmonizować te wszystkie aktywności.
Skuteczne wdrożenie strategii organizacji pozarządowej wymaga:
- Przeszkolenia całego zespołu z założeń strategii
- Przeprowadzenia dodatkowych szkoleń uzupełniających braki kompetencyjne
- Regularnego monitorowania postępów
- Okresowej ewaluacji i ewentualnej korekty działań
Dzięki kompleksowemu podejściu do wdrożenia, organizacja pozarządowa ma znacznie większe szanse na pomyślną realizację swojej strategii.
Koszty opracowania strategii organizacji pozarządowej
Ile kosztuje przygotowanie profesjonalnej strategii dla organizacji pozarządowej? Mówiąc wprost, nie jest to tania usługa, ale stanowi inwestycję przynoszącą wymierne korzyści. Działania prowadzone według przemyślanej strategii przynoszą nieporównywalnie lepsze efekty niż podejmowanie przypadkowych aktywności.
Koszty opracowania strategii organizacji pozarządowej zależą od kilku czynników:
- wielkości i złożoności organizacji
- zakresu strategii (całościowa czy dotycząca wybranego obszaru)
- horyzontu czasowego strategii
- stopnia złożoności celów
W przybliżeniu, na rynku polskim w 2025 roku, ceny kształtują się następująco:
- 20.000 zł – podstawowy proces strategiczny z przygotowaniem strategii i procesem wdrożeniowym dla małych organizacji pozarządowych
- 50.000 zł – średnio zaawansowana strategia, obejmująca zestaw szkoleń i głębsze analizy
- 100.000 zł – kompleksowa strategia dla dużych organizacji, z pełnym procesem szkoleniowym, audytami, warsztatami i wielomiesięcznym mentoringiem
Ceny te mogą różnić się w zależności od wybranej agencji czy konsultanta oraz zmieniać się w przyszłości.
Podsumowanie: dlaczego strategia organizacji pozarządowej jest niezbędna
Profesjonalna strategia to nie luksus, ale fundament skutecznego działania organizacji pozarządowej. Umożliwia ona:
- efektywne wykorzystanie ograniczonych zasobów
- konsekwentne dążenie do wyznaczonych celów
- unikanie chaotycznych i niepowiązanych działań
- budowanie spójnego wizerunku organizacji
- lepsze pozycjonowanie się wobec grantodawców i partnerów
Zamiast podejmować przypadkowe działania, warto zainwestować w przemyślany plan strategiczny, który systematycznie prowadzi organizację pozarządową w określonym kierunku. W długofalowej perspektywie taka inwestycja zwraca się wielokrotnie, zwiększając skuteczność i zasięg oddziaływania NGO.
Dobrze opracowana strategia organizacji pozarządowej to mapa drogowa, która nawet w trudnych warunkach pozwala utrzymać kierunek i ostatecznie osiągnąć wyznaczone cele.